Jeder Eventplaner und jede Eventplanerin arbeitet bewusst oder unbewusst mit Emotionen, um bei Veranstaltungen besondere Erlebnisse zu kreieren. Aber das weite Feld der Emotionen bietet weit mehr Potenzial für wirklich gelungene und nachhaltig erfolgreiche Events. Bewusst eingesetzte Emotionen können die Kundenbindung und langfristige Wirkung von Events deutlich steigern. Deswegen lohnt es sich, tiefer und auch theoretischer in dieses Thema einzusteigen.
Gute Events lassen den Gast einen ganz persönlichen Change-Prozess durchlaufen
Veranstaltungen sind eine Form der Kommunikation, mit dessen Hilfe Botschaften bei den Gästen platziert und Reaktionen bei ihnen hervorgerufen werden sollen. Damit spielen Events eine besonders wichtige Rolle in der Kundenkommunikation. Denn anders als beispielsweise bei einem Newsletter geht es nicht nur darum, Informationen zu übermitteln. Veranstaltungen sollen den Gast dazu bringen, etwas Bestimmtes zu fühlen und zu erleben, und das soll idealerweise dazu führen, dass er z.B. nachhaltig seine Beziehung zu dem einladenden Unternehmen stabilisiert oder sogar verändert.
Die zentrale Frage für Eventplaner:innen lautet deshalb: Was benötigt der geladene Gast, damit diese Transformation gelingt? Transformation ist das bestimmende Stichwort: Bei einem gut gemachten Event durchläuft der Gast einen kompletten, persönlichen Change Prozess! Das klingt jetzt aufwändig – ist es auch! Aber keine Sorge, es ist machbar, mit Präzision. Und es lohnt sich!
Wir Menschen verfügen über sieben Basisemotionen
Um diesen Gedanken zu erläutern, muss ich ein bisschen den theoretischen Hintergrund erklären und das Konzept von Emotionen verdeutlichen. Es gibt sieben Basis-Emotionen, die seit den 70er Jahren erforscht werden und die mittlerweile global anerkannt sind. Diese Emotionen sind direkt mit unseren menschlichen Bedürfnissen, wie Sicherheit, Gemeinschaft, Unabhängigkeit, Verbundenheit und Wirksamkeit verbunden. Jede dieser Emotionen verfolgt damit ein bestimmtes Ziel und unterstützt uns damit in unseren Vorhaben, sorgt für unseren ganz persönlichen Erfolg. Insofern hat jede Emotion ihre individuelle Berechtigung
Der erste emotionale Schritt: Loslassen
Nun möchte ich erläutern, durch welche Emotionen Gastgeber:innen ihre Gäste am besten führen sollten, um diesen Change Prozess in Gang zu setzen. Die erste Emotion, die zum Einsatz kommt, ist die Emotion des Loslassens. Damit der Gast also wirklich ankommt und sich auf das Event einlässt, muss er zunächst seinen Alltag und alles, was ihn gerade noch beschäftigt hat, loslassen.
Das gelingt, wenn das Ankommen direkt zu einem überraschenden Wohlfühlen wird. Es klingt fast banal – aber gute Wegweiser zum Veranstaltungsort, Wohlfühlambiente, Personal, das ein Gefühl des Willkommenseins ausstrahlt, bei der Garderobe und der ersten Orientierung hilft, ist das A und O. Selbstverständlich, oder? Ich kann aus eigener Erfahrung sagen, nichts ist selbstverständlich. Vielmehr fehlen oft Wegweiser oder ich werde beispielsweise gefragt, wie meine (vor allem in letzter Zeit oft strapaziöse) Anreise war. Diese Frage wirft mich jedes Mal um Stunden zurück und ich möchte zumindest leise Zweifel anmelden, dass mein Gegenüber wirklich an meinen langen Schilderungen zu Verspätungen, Streiks oder Staus interessiert ist. Ein „Wie schön, dass Sie hier sind! Oder „Wir freuen uns auf Zeit mit Ihnen!“ lässt mich den Alltag und auch den möglichen Ärger während der Anreise schon eher vergessen und ich beginne viel leichter loszulassen.
Erst durch den Prozess des Loslassens gekoppelt mit der Vorfreude sind die Gäste nun offen für etwas Neues!
Entwicklung und Wachstum zulassen mit Erstaunen
Nun ist die Emotion des Erstaunens an der Reihe. Das Gefühl des Erstaunens entsteht, wenn wir uns neuen Gedanken, Menschen und Möglichkeiten öffnen. Erstaunen ist die Emotion der Visionäre – sie macht sich dann breit, wenn einen eine Idee wirklich begeistert. Echtes Erstaunen fühlt sich nach einem Moment an, der größer ist als man selbst.
Mit Erstaunen öffnen wir die Herzen, entkräften Skepsis, Nörgelei und Kritik. Wahres Erstaunen lässt sich kreieren, indem man Gästen einer Veranstaltung etwas wirklich Neues, Überraschendes und Unerwartetes bietet. Wir nennen diese Emotion die “Kinderaugen”-Emotion. Es ist erreicht, wenn bei den Teilnehmern ein ehrlich empfundenes “WOW” entsteht. Und das Tolle, dann hat Nörgelei keinen Raum mehr.
Jetzt folgt der emotionale Sicherheits-Check
Mithilfe des Erstaunens haben wir die Menschen quasi emotional geöffnet. Und jetzt benötigen die Teilnehmer die Chance, das Erlebte ganz genau in Augenschein zu nehmen. Die positive Stimmung des Erstaunens lässt sich dann aufrechterhalten, wenn die Teilnehmer interessante, Details entdecken und versuchen, dahinterzukommen, wie alles gemacht, organisiert ist.
Diese nun aktive Emotion verfolgt das Ziel, einen Überblick zu bekommen. Die Teilnehmer sind höchst aufmerksam damit beschäftigt, alles wahrzunehmen. Die erhöhte Aufmerksamkeit hilft uns, in Hochgeschwindigkeit die Umgebung wahrzunehmen und die Situation zu erfassen. Die Gäste schauen nun nach der zunächst entfachten Euphorie genau hin, hinterfragen und analysieren. So hält die Begeisterung für die neuen Ideen, wenn sie gut gemacht sind, deutlich länger an.
Mach es zu deinem Projekt – mit emotionaler Klarheit
Nun folgt der vollautomatische interne, emotionale Qualitätscheck Es folgt ein Moment der Klarheit – und der Bewertung. Es ist wie ein Ausatmen, ein Kalibrieren und ein Moment der Suche nach einem inneren Statement. Dafür ist es jetzt wichtig, Raum zu geben. Idealerweise im Gespräch mit anderen Teilnehmenden. Dafür aktivieren wir die Emotion der Klarheit. Sie bedient unser Grundbedürfnis nach Struktur, Abstimmung und Beurteilung.
Mit der Klarheit lassen sich die Gäste jetzt auf die Veranstaltung vollends ein. Mit dieser Emotion fordern wir für uns selbst Klarheit ein und positionieren uns selbstbewusst nach unserer Überzeugung und nach unseren Werten. Und das kann sehr ansteckend sein. Sie verhindert, dass wir uns „vor irgendeinen Karren spannen lassen“, wir haben unsere eigene Meinung gebildet.
In Change Prozessen ist sie deshalb essenziell, weil sie darüber entscheidet, ob jemand die geplanten Veränderungen wirklich als „seine“ akzeptiert, sich praktisch einkauft. Auf diese Weise wird der Prozess zu „seinem Projekt“, seiner Veranstaltung und seinem positiven Erlebnis.
Die Emotion der Dynamik – Wirksamkeit in Reinkultur
Wenn jetzt für die Gäste wenig passiert und die Dinge auf sich warten lassen, kann die Stimmung kippen. Alle haben sich auf das Event eingelassen und die Erwartung ist jetzt hoch. Die Emotion der Dynamik benötigt und erwartet Action. Jetzt wird es Zeit, die gemachten Versprechen wirklich einzulösen.
Diese Emotion ist die Umsetzungsenergie, sie bewegt körperlich. Jetzt einem Vortrag nach dem anderen zuzuhören wäre nur dann gut, wenn dieser Vortrag wirklich innerlich bewegt. Langeweile ist jetzt Gift.
Menschen in dieser Emotion wollen Teil von dem sein, was sich jetzt bietet. Passivität ist nicht angesagt. Involvement, Infotainment – all das sind Möglichkeiten, das Bedürfnis nach Dynamik zu stillen. Diese Bewegungsenergie ist ansteckend und springt schnell von einem zum anderen über. Sie sollte deshalb auf jeden Fall jetzt eingesetzt werden und mobilisiert die Menschen, am besten alle gemeinsam!
Die Emotion der Gesundheit
Die größte Hürde, die es bei Events zu nehmen gilt, ist die sog. Mecker-Emotion in Schach zu halten. Sie erfüllt unser Bedürfnis nach Gesundheit und das meint einerseits körperliche Gesundheit (hier also Hunger, Raumtemperatur, Geruch etc.) aber auch geistige Gesundheit. Wenn das Programm die Gäste überfordert, das Programm ethische oder moralische Werte verletzt, die Länge des Programms überzogen wird – dann tritt sie auf mit Macht und lässt uns meckern.
Doch wo ist das richtige Maß zwischen Machen, Erleben und Genießen? Die Aufmerksamkeit der Eventmanager:innen ist hier extrem gefragt.
Ankommen mit Freude
Wenn es gelingt, die „Mecker-Emotion“ in Schach zu halten, dann folgt der Moment der Freude. Und Freude steht hier nicht für Spaß. Freude steht hier für Verbundenheit mit dem Event, mit der Gemeinschaft und Harmonie für sich selbst.
Es breitet sich ein warmes und wohliges Gefühl aus.
Alle Gefahren, möglichen Stolpersteine und Zweifel wurden analysiert und aus dem Weg geräumt – jetzt kommt die Zeit des Genießens! Freude erfüllt uns mit einem Gefühl der Gemeinschaft, der Verbundenheit mit anderen Menschen. Wir kommen emotional an und fühlen uns mit der neuen Situation pudelwohl. Mit diesem Gefühl entlassen wir die Gäste am Ende der Veranstaltung – und diese Emotion wird noch sehr lange nachhallen und uns ermöglichen, uns an die Veranstaltung nachhaltig zu erinnern.
Wenn Gastgeber und Eventplaner es schaffen, ihre Gäste durch diesen Prozess zu führen, wird die Beziehung zwischen Gastgebern und Gästen deutlich gestärkt, und der positive Eindruck des Events, der sonst im Alltag rasch verfliegt, wirkt langfristiger.